Cum imi fac PFA

Acest articol explica pas cu pas cum imi fac PFA, ce acte sunt necesare si ce costuri si termene se aplica. Vei gasi informatii despre regimul fiscal din 2026, despre e-Factura si despre pragurile relevante de TVA si contributii sociale. Ghidul se bazeaza pe regulile actuale publicate de ONRC si ANAF si include exemple numerice usor de urmarit.

Ce inseamna PFA si cand are sens

PFA inseamna Persoana Fizica Autorizata. Este forma juridica prin care o persoana desfasoara activitati economice in nume propriu. PFA are proceduri simple, costuri de pornire reduse si administratie mai usoara decat un SRL. In multe domenii este solutia rapida pentru freelanceri, consultanti, creatori, specialisti tehnici sau prestatori de servicii locale.

ONRC (Oficiul National al Registrului Comertului) gestioneaza inregistrarea PFA. In 2026, ONRC proceseaza online dosarele, iar termenul uzual de solutionare este in 1-3 zile lucratoare, cu termen legal de pana la 3 zile. Taxele de inmatriculare PFA la ONRC sunt in continuare zero, conform listei de tarife publice, platesti doar servicii optionale, precum copii certificate. Pentru fiscalitate, ANAF ramane autoritatea de referinta, iar Declaratia Unica este instrumentul principal de raportare.

PFA are sens cand ai cheltuieli relativ reduse si vrei acces rapid pe piata. Poate fi potrivita si daca lucrezi cu mai multi clienti si iti doresti flexibilitate. Daca planuiesti investitii mari, parteneriate complexe sau vrei sa atragi finantare, atunci un SRL ar putea fi o alternativa mai potrivita. Alege PFA cand simplitatea, viteza si controlul direct sunt prioritare.

Alegerea denumirii, a codurilor CAEN si verificarea cerintelor

Primul pas este sa alegi numele si codurile CAEN. Numele PFA include de regula numele complet si poate include o denumire aditionala. Codul CAEN trebuie sa descrie exact activitatea. Verifica pe site-ul ONRC si in clasificarea CAEN actualizata daca exista restrictii sau necesitati de avize. Unele profesii cer autorizari distincte de la autoritati sau organizatii profesionale.

Gandeste strategic selectia CAEN. Include principalele servicii pe care le vei oferi in urmatoarele 12 luni. Daca ai nevoie de extindere ulterioara, poti adauga coduri suplimentare printr-o cerere la ONRC. Evita alegerea unui CAEN inexact, deoarece autorizarea si fiscalitatea se raporteaza la acesta. Pentru profesiile reglementate, consulta in prealabil legislatia si organizatiile profesionale relevante.

Checklist rapid:

Verifica daca activitatea intra la profesii reglementate si cere aviz (ex.: medical, audit, transport).
Stabileste CAEN principal si, la nevoie, CAEN secundare pentru servicii conexe.
Confirma daca localul de lucru necesita aviz sanitar, PSI sau acord vecini.
Noteaza cerintele speciale pentru comert online, educatie sau productie alimentara.
Pastreaza dovada dreptului de folosinta asupra sediului profesional.

Documentele de care ai nevoie si verificari prealabile

Dosarul de PFA este clar definit de ONRC. Ai nevoie de act de identitate, dovada sediului profesional si declaratii pe proprie raspundere privind indeplinirea conditiilor legale de functionare. Daca nu esti proprietar, ai nevoie de contract de comodat sau de inchiriere. In cazul sediului la domiciliu, proprietarul trebuie sa semneze acordul, iar uneori este necesar acordul coproprietarilor.

Pentru anumite activitati este nevoie de documente de calificare sau experienta. Diplome, certificate, portofoliu sau adeverinte pot sustine autorizarea. Verifica din timp conditiile pentru meseria ta. Daca vei lucra exclusiv online, tot trebuie sa stabilesti un sediu profesional. Pregateste-ti si semnatura electronica, utila pentru depunerea documentelor online si pentru relatia cu ANAF prin SPV.

Set minim de acte:

Carte de identitate valabila si date de contact actualizate.
Dovada sediului: contract, extras CF, sau acord proprietar, dupa caz.
Documente de calificare pentru activitatile care le impun.
Declaratii pe proprie raspundere privind standardele de functionare.
Specimen de semnatura (poate fi dat in fata functionarului ONRC sau notarial).

Inregistrarea pas cu pas, online si la ghiseu

Acceseaza portalul ONRC si creeaza cont. Completeaza cererea de inregistrare, adauga documentele si semneaza electronic. Daca preferi ghiseul, poti depune fizic dosarul la oficiul judetean ONRC. In ambele variante, taxele de inmatriculare pentru PFA sunt zero in 2026, conform informarilor ONRC. Poti primi certificatul de inregistrare si rezolutia in format electronic, ceea ce simplifica totul.

Termenul uzual de solutionare este 1-3 zile lucratoare. Dupa emiterea certificatului de inregistrare si a autorizatiilor, inscrie-te in SPV ANAF. Vei depune Declaratia Unica si vei gestiona ulterior obligatiile fiscale digital. Noteaza ca termenul standard pentru depunerea Declaratiei Unice aferente veniturilor din anul anterior este 25 mai 2026. Daca intentionezi sa depasesti plafonul de 300.000 lei cifra de afaceri anuala, evalueaza din timp inregistrarea in scopuri de TVA, pentru a evita blocaje operationale.

Daca emiti facturi catre firme din Romania, pregateste-te pentru RO e-Factura. Sistemul este obligatoriu in relatiile B2B la nivel national, iar nerespectarea termenelor de transmitere poate aduce sanctiuni. Poti utiliza un soft de facturare compatibil sau portalul ANAF. Verifica inainte seria si numerotarea facturilor, pentru a evita erori la prima raportare.

Regimul fiscal in 2026: impozit, CAS, CASS si TVA

PFA plateste impozit pe venit de 10%. Baza de calcul este venitul net din sistem real sau venitul determinat la norma, unde este permis. Normele de venit sunt disponibile in listele ANAF si se pot aplica doar pentru anumite coduri CAEN si in limita plafonului de 25.000 euro pe an; peste acest prag, din anul urmator treci la sistem real. Cota standard de TVA este 19% in 2026. Poti opera fara TVA daca ramai sub plafonul de 300.000 lei cifra de afaceri anuala.

Contributiile sociale pentru PFA sunt CAS (pensie) 25% si CASS (sanatate) 10%. Datoriile se stabilesc prin Declaratia Unica. In 2026, regulile raman raportate la salariul minim brut pe tara. Pragurile orientative uzuale sunt exprimate in multipli ai salariului minim: pentru CASS la 6, 12 sau 24 salarii minime, iar pentru CAS peste 12 salarii minime, cu baze de calcul prevazute de Codul fiscal. Verifica anual pe site-ul ANAF valorile exacte in lei, deoarece depind de salariul minim in vigoare.

Exemplu orientativ de calcul, presupunand salariul minim brut 3.700 lei, doar pentru a intelege mecanismul: la venit net anual de 60.000 lei, impozit 10% = 6.000 lei. CASS daca alegi baza 6 salarii minime (22.200 lei), 10% = 2.220 lei. CAS daca alegi baza 12 salarii minime (44.400 lei), 25% = 11.100 lei. Total estimativ 19.320 lei, fara TVA. La venit net de 120.000 lei, impozit 12.000 lei. CASS pe baza 24 salarii minime (88.800 lei) = 8.880 lei. CAS, daca optezi pentru baza 24 salarii minime, 25% din 88.800 lei = 22.200 lei. Total estimativ 43.080 lei. Termenul standard de declarare si plata este 25 mai, conform ANAF.

Regimul TVA include si optiunea TVA la incasare, disponibila pana la plafonul de 4,5 milioane lei cifra de afaceri, conform ANAF. Analizeaza fluxul de numerar inainte de a alege. Pentru pensie, CNPP gestioneaza stagiul de cotizare. Contributiile platite ca PFA conteaza la vechime si la punctaj, astfel incat planificarea bazei de CAS este o decizie strategica, nu doar fiscala.

Facturare, e-Factura si incasari: reguli clare si termene

Factura trebuie sa includa toate elementele cerute de Codul fiscal: date PFA, client, produse sau servicii, cantitati, preturi, cota TVA sau mentiunea de scutire, si informatii privind exigibilitatea. In relatia B2B din Romania, transmiterea prin RO e-Factura este obligatorie. Termenul curent de transmitere este de regula de pana la 5 zile calendaristice de la emitere, conform ghidurilor ANAF. Pastreaza dovada transmiterii si statusul de primire.

Stabileste din start politica de incasare. Plata prin transfer bancar este preferata. Poti incasa numerar in limitele prevazute de lege si emiti bon fiscal daca este necesara casa de marcat pentru activitatea ta. Pentru comert online, clarifica politica de retur si TVA. Evita avansurile nejustificate daca nu poti livra imediat si noteaza termenii in contract sau pe factura.

Puncte obligatorii de verificat:

Seria si numerotarea facturilor, fara goluri sau dubluri.
Transmiterea in RO e-Factura in termenul legal, conform ANAF.
Mentiunea corecta privind TVA: cota 19%, scutit, taxare inversa sau TVA la incasare.
Metoda de incasare si concordanta cu extrasul de cont.
Arhivarea electronica a facturilor si a mesajelor din SPV ANAF.

Evidenta contabila: sistem real, norma de venit si bune practici

In sistem real, venitul net = venituri minus cheltuieli deductibile. Ai nevoie de registre si documente justificative. In norma de venit, platesti impozit pe suma stabilita de ANAF pentru CAEN si judet, ajustata proportional cu perioada de activitate. Norma nu se aplica pentru orice CAEN si este conditionata de plafonul de 25.000 euro pe an. Alege varianta care reflecta mai bine structura ta de costuri.

Pastreaza o evidenta ordonata, cu reconciliere lunara intre facturi, extrase si registrul de incasari si plati. Un soft contabil sau de facturare reduce erorile, iar automatizarea pentru e-Factura te ajuta sa eviti depasirile de termen. Verifica periodic situatia obligatiilor in SPV ANAF si planifica platile trimestrial, pentru a nu acumula sume mari cu scadenta la 25 mai.

Practic in fiecare luna:

Actualizeaza registrul de incasari si plati cu toate documentele.
Scaneaza si arhiveaza bonurile si facturile de cheltuieli deductibile.
Reconciliateaza extrasele bancare cu jurnalul de vanzari si cumparari.
Verifica SPV pentru notificari ANAF si status e-Factura.
Estimeaza impozitul si contributiile si pune deoparte sumele.

Angajati, colaboratori, riscuri si resurse utile

PFA poate colabora cu alti profesionisti sau poate angaja salariati. Daca angajezi, vei avea obligatii suplimentare catre ITM, contributii salariale si reguli de SSM. O alternativa este colaborarea pe contracte de prestari servicii cu alti PFA. Evalueaza atent incadrarea corecta a relatiilor de munca, pentru a evita requalificarea ca raport de munca mascata. Stabileste clauze clare privind livrabilele si termenele.

Gestioneaza riscurile prin asigurari profesionale, politica de avansuri si clauze de penalitati rezonabile. Pentru pensie si sanatate, respecta bazele minime si termenele. CNPP si CNAS publica ghiduri privind drepturile generate de contributiile platite. Pentru fiscalitate, urmareste periodic noutatile ANAF, deoarece modificarile privind contributiile si plafoanele pot aparea in timpul anului.

In 2026, digitalizarea continua: declaratii online, semnatura calificata conform eIDAS si raportari electronice devin norma. Foloseste resurse oficiale si actualizate. Consulta ghidurile ONRC pentru proceduri si termene, Codul fiscal pentru cote si plafoane si portalul ANAF pentru Declaratia Unica si e-Factura. Daca ai nelamuriri complexe, un consultant fiscal sau un expert contabil te poate ajuta sa optimizezi legal si sa eviti amenzi inutile.