Chiar daca au absolvit un curs manager proiect si dispun de cunostintele necesare in acest sens, specialistii au unele intrebari pe care si le pun pentru a se asigura de reusita primelor lor proiecte.
Exista, asadar, intrebari in toate fazele si etapale incheierii unui proiect. Imediat dupa preluarea proiectului, specialistii trebuie sa isi faca o imagine clara si completa a motivelor pentru care se implementeaza proiectul. Aprecierea corecta a tintelor proiectului in derulare ajuta la o mai buna planificare, un angajament mai bun din partea membrilor echipei, dar si la imbunatatirea realizarii proiectului.
Intrebari legate de rezultatele proiectului, persoanele implicate si restrictii
Managerii de proiect care isi pun intrebarea care sunt persoanele pe care trebuie sa le implice in proiect trebuie sa stie ca au nevoie de ordonatori, suporteri si observatori. Ordonatorii sunt persoanele care asteapta rezultate de la proiect, suporterii sunt cei care pun umerii la succesul proiectului si observatorii sunt persoanele interesate de proiect.
Absolventii unui curs manager proiect trebuie sa isi puna intrebari referitoare la rezultatele pe care le pot si le vor obtine. Este necesar ca acestia sa specifice toate rezultatele planificate si sa se asigure ca au descris fiecare produs, serviciu sau impact al rezultatelor in parte, dar si ca au inclus tintele de indeplinit.
Intrebarile legate de restrictiile la care trebuie sa faca fata managerii de proiect fac referire la limitarile care vin de la oamenii din afara echipei, dar si la nevoile si restrictiile stabilite de echipa proiectului.
Coordonarea si controlul oamenilor implicati in cadrul unui proiect
Managerii de proiect trebuie sa implice in proiect numai oamenii care au cu adevarat autoritate si cunostinte in domeniu. Acestia trebuie sa stabileasca o relatie stransa cu acestia si sa obtina un angajament de realizare de la cineva care are autoritate asupra tuturor resurselor necesare pentru a face lucrarea.
In plus, managerii de proiect trebuie sa specifice rezultatele finale, termenele propuse si nivelul eforturilor pentru ca, uneori oamenii inteleg gresit rezultatele pe care le asteapta, inteleg gresit planificarea si subestimeaza eforturile necesare pe care trebuie sa le depuna pentru a ajunge la cele mai bune rezultate.
De asemenea, accentuarea urgentei si importantei sarcinilor poate fi necesara. Oamenii trebuie sa stie ca activitatea lor este importanta in planul general al proiectului si astfel vor depune mai mari eforturi. Monitorizarea activitatii persoanelor este un alt criteriu important. Project managerii trebuie sa verifice mersul lucrarilor prin intermediul vizitelor fulger, apelurilor telefonice sau a altor metode.
Foarte importanta este recunoasterea bunelor performante. Oamenii implicati in proiect trebuie s stie ca sunt apreciati, ca eforturile lor nu sunt in van, iar instiintarea restului echipei, sefilor si ordonatorilor cheie despre performantele lor este foarte benefica.
Un project manager bun trebuie sa ii puna mereu intrebari, sa exprime o atitudine pozitiva si hotarata, sa nu faca presupuneri si sa nu actioneze impulsiv, ci numai pe baza unor rezultate tangibile si sa vada in oameni aliati si nu adversari, respectand fiecare persoana implicata in proiect in mod egal.